Il s'agit d'acquérir les biens ou services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, au niveau de qualité voulu, en quantité souhaitée, aux coûts les plus bas, dans les délais attendus, dans les meilleures conditions de service et de sécurité d'approvisionnement.

Les Achats en entreprise ont pour fonction :

• À court terme de répondre aux commandes des clients et d'alimenter automatiquement les stocks de l'entreprise
• À moyen terme de gérer le portefeuille des fournisseurs
• À plus long terme d'assurer la gestion stratégique des ressources matérielles de l'entreprise

On distingue plusieurs étapes dans la procédure d'achat :

• L'émission du besoin (demande d'achat)
• La vérification du besoin (vérification du volume demandé...)
• L'évaluation et la sélection des fournisseurs (au niveau national par la centrale d'achat, au niveau régional ou local). L'évaluation des produits du fournisseur peut être faite avec les outils de l'analyse BCG (produits vedettes, dilemme, vache à lait, poids mort
• La passation de la commande (bon de commande comportant références, désignation, quantité, date et lieu de livraison souhaitées...)
• Le suivi de la commande (vérification auprès du fournisseur de la réception du bon de commande et de la mise en œuvre de la livraison)
• La réception de la livraison (vérification de l'état de la marchandise et de la conformité du bon de livraison avec le bon de commande)
• La réserve (mise en stockage des produits dans l'unité commerciale)
• La vérification de la facture (contrôle de la concordance entre facture, bon de livraison et bon de commande)
• L'évaluation (enregistrement des différents problèmes rencontrés lors de la réalisation de la commande)