Périmètre du projet et étapes de conception d'un planning

• Définir les objectifs et analyser les contraintes fonctionnelles des services
• Définir et organiser les données (salariés, % de travail, services)

Construire le planning annuel

• Formats avancés de cellules : listes déroulantes, choix conditionnels,...
• Formats des dates et heures permettant des calculs (additionner, soustraire du temps, convertir en fraction d'heures)
• Distinguer références relatives et absolues
• Masquer des feuilles, protéger des cellules, des feuilles ou le classeur
• Enregistrer le classeur en tant que modèle

Fonctions Excel utiles aux plannings

• Les Fonctions de dates (JOURSEM(), MOIS.DECALER(),..)
• Les fonctions de recherche (RECHERCHEV(), INDEX(), EQUIV(),..)
• Les fonctions SOMME.SI(), NB(), NBVAL(), NB.SI(), NB.VIDE(), ET(), OU(), SI()...
• Les fonctions manipulant du texte (codes absences)
• Utilité la fonction SIERREUR()
• Les fonctions imbriquées
• Générer les jours fériés de l'année
• Les mises en forme conditionnelles (mise en valeur automatique des WE (plannings fixes) et, des jours fériés, ,automatiser les couleurs du planning en fonction des horaires travaillés, gérer des alertes en cas de sous-effectifs)

Les manipulations utiles

• Liaison entre feuilles, entre classeurs ( cumul des heures travaillées, des absences,..)
• Copier/Coller avec liaison

Gérer les longs tableaux avec Excel

• Créer un tableau de données (versions 2007/2010)
• Figer les volets, ajustement de l'échelle pour l'impression, mise en page
• Trier, filtrer les données
• Insérer des sous-totaux
• Le mode Plan : grouper des lignes, des colonnes

Calcul statistiques (tableaux de synthèse)

• Nombre d'absences par type, par mois et par salarié, cumul heures travaillées (si annualisation du temps de travail)
• Tableaux Croisés Dynamiques
• Générer les éléments variables de paie (nuit, dimanche, férié)
• Automatiser la gestion du planning (Macros)
• Enregistreur de macros
• Insérer une macro dans le ruban
• Introduction au code VBA utile pour les plannings (recopie de roulement, de codes absences sur une période,...)

Finaliser l'interface utilisateur de son planning

• Protéger les formules, les feuilles, le classeur, (finaliser un planning avant diffusion auprès d'autres utilisateurs)
• Gérer des liens hypertextes (créer un menu de navigation dans le classeur- une interface utilisateur -)
• Créer une interface d'aide à l'utilisation du planning
• Gérer des commentaires

À qui s’adresse cette formation ?

Toute personne souhaitant élaborer des plannings Excel de manière optimale.

Quels sont les prérequis pour suivre cette formation ?

Connaître les fonctionnalités de bases d’Excel (tableaux et calculs simples)

Quelle méthode pédagogique pour cette formation ?

• Démonstrations et explications détaillée
• Analyse des besoins suivi de :
  • apprentissage des fonctionnalités Excel utiles
  • mise en place dans le planning à créer

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : PC

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

• le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation.

Dans le cadre d'une formation en e-learning (formation en ligne et à distance) :

• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation ;
• un accompagnement pédagogique et technique vous sera proposé par votre référent.

Comment se déroule cette formation et quels sont les moyens d'encadrement ?

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation :

• Accueil des participants
• Tour de table
• Présentation du programme et des objectifs de la formation
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...)

Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettront de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

• Dans le cadre d'une formation en présentiel.
  D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
• Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
  La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

Quelles sont les modalités et le délai d'accès pour cette formation ?

Le retour du devis signé vaut acceptation. Le délai d'accès entre le devis signé par le bénéficiaire et le début de la prestation est en moyenne de 3 mois pour la formation continue et de 15 jours pour la formation diplômante.

Nos locaux répondent aux normes d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Pour toute autre situation de handicap, vous pouvez contacter Julie C., notre référente handicap, via notre formulaire de contact ou par téléphone au 05 62 24 66 66.