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Animer une réunion à distance (visioconférence - webconférence - audioconférence)

Animer une réunion à distance (visioconférence - webconférence - audioconférence)

Mis à jour le 10-02-2022 | Code formation : F1B11X

  • Cette formation permettra aux stagiaires de mettre en valeur les spécificités de la réunion à distance afin de pouvoir en maîtriser les outils et les pratiques qui permettront de l’optimiser.
  • Modalités pédagogiques : Inter, Intra, Intra sur site, Centre de ressources, Formation individualisée, Classe virtuelle en ligne
  • Durée : 2 jours (14 heures)
  • Pré-requis : Aucun
  • Les plus de la formation : A l’issue de cette formation les stagiaires auront acquis une méthodologie spécifique à la réunion à distance. De plus, ils auront pu s’exercer à travers des exercices et des simulations.
  • Formation également dispensée en ligne (classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur).

Objectif de la formation

Réduction des coûts de déplacement, gain de temps et possibilité de pouvoir réunir plusieurs collaborateurs, partenaires, clients positionnés dans différents lieux géographiques. Les avantages d'une "réunion à distance" sont nombreux et attrayants et amènent de nouvelles pratiques à se démocratiser.

La formation "Animer une réunion à distance (visioconférence - webconférence - audioconférence)" a pour objectif de :

  • Appréhender les nouvelles technologies permettant d'assurer le bon fonctionnement d'une réunion à distance
  • Simplifier la mise en place technique et logistique d'une réunion à distance
  • Assurer le bon déroulement de cette dernière
  • Maximiser son utilité en la rendant efficiente

Formation également animée en anglais (F4A31F)

Code CPF : 242444

Module de formation inclus dans le Parcours Certifiant "Responsable de petite et moyenne entreprise" C3A11E éligible au CPF.

Prix de la formation

Une proposition tarifaire vous sera adressée par e-mail après l'entretien de positionnement.

Jour 1

Comprendre les enjeux et les contraintes d’une réunion à distance

  • Une réunion à distance ne s’improvise pas
  • Les clés d’une réunion à distance réussie

Les différentes formes de réunion à distance (visioconférence - audioconférence - webconférence)

  • La visioconférence
  • L'audioconférence
  • La web-conférence
  • Plate-forme collaborative (Google Drive, Hangouts)
  • Web séminaire ou "Webinar"

Mise en place technique et logistique

  • Préparation technique préalable et nécessaire au bon déroulement de la réunion
  • Utilisation d'un format de réunion adapté
  • Choix d'un support adéquat

Se préparer

  • Se préparer et se conditionner à l'exercice de l'animation de réunion (gérer son stress, poser sa voix, articuler...)
  • Définir clairement le thème de la réunion
  • Identifier les objectifs et les enjeux
  • Définir avec précision le plan, l'ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l'objectif
  • Définir l'objectif à atteindre à l'issue de la réunion
  • Définir les limites de la réunion
  • Préparer précisément le contenu de la réunion :
    • Fond
    • Forme
  • Se préparer à traiter les objections possibles et à répondre aux questions qui pourront être posées
  • Revoir les spécificités de la réunion à distance

Jour 2

Préparer les collaborateurs

  • Établir une durée
  • Communiquer sur les informations clés :
    • Ordre du jour
    • Les documents éventuellement nécessaires
  • Énoncer les objectifs à atteindre
  • Organiser le temps de parole

L'animation

  • Veiller au bon respect des modalités préétablis :
    • Durée
    • Ordre du jour
    • Objectifs et résultats
    • Temps de parole
  • Augmenter la productivité des participants
  • Garder l'attention des collaborateurs
  • Maintenir les avantages liés à une éventuelle multiculturalité
  • Relancer le débat
  • Recentrer le sujet de la réunion
  • Résumer les idées principales

Passage à la conclusion

  • Inciter à la collaboration constructive
  • Synthétiser les différents points de vue
  • Reformuler les idées principales
  • Mise en place des formules conclusives
  • Établir un compte rendu validé par les collaborateurs
  • Organiser le suivi post-réunion

À qui s’adresse cette formation :

Toute personne ayant à animer des réunions à distance. Manager, chef de projet, responsable d’équipe

Les pré-requis nécessaires pour suivre cette formation :

Aucun

Quelle méthode pédagogique pour cette formation :

  • Apports théoriques alternés de travaux pratiques :
    • Mis en pratique des connaissances à travers des cas soumis par le formateur ou les participants
  • Adaptation possible à l’environnement de travail du stagiaire
  • Visioconférence, web-conférence, audioconférence

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur - Tableaux blancs - Supports de cours

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

  • le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
  • un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Le déroulement et les moyens d'encadrement pour cette formation :

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation : Accueil des participants. Tour de table. Présentation du programme et des objectifs de la formation.
Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...).
Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d'une formation en présentiel.
D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.

Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

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Dates de sessions inter-entreprises, inscrivez-vous

Dates Villes  
30, 31 mai 2022 Albi
30, 31 mai 2022 Pau
30, 31 mai 2022 Rodez
30, 31 mai 2022 Nice
09, 10 juin 2022 Bourges
09, 10 juin 2022 Rouen
13, 14 juin 2022 Valence
16, 17 juin 2022 Auch
16, 17 juin 2022 Perpignan
20, 21 juin 2022 Bordeaux
20, 21 juin 2022 Bayonne
20, 21 juin 2022 Royan
20, 21 juin 2022 Châteauroux
20, 21 juin 2022 Lille
20, 21 juin 2022 La Roche-sur-Yon
23, 24 juin 2022 Rennes
23, 24 juin 2022 Nîmes
27, 28 juin 2022 Montpellier
28, 29 juin 2022 Bordeaux
30 juin, 01 juil. 2022 Limoges
30 juin, 01 juil. 2022 Dijon
04, 05 juil. 2022 Tours
04, 05 juil. 2022 Aix
04, 05 juil. 2022 Le Mans
04, 05 juil. 2022 Strasbourg
04, 05 juil. 2022 Metz
04, 05 juil. 2022 Cahors
07, 08 juil. 2022 Montauban
07, 08 juil. 2022 Paris
07, 08 juil. 2022 Nancy
07, 08 juil. 2022 Orléans
07, 08 juil. 2022 Bastia
11, 12 juil. 2022 Marseille
11, 12 juil. 2022 Nantes
11, 12 juil. 2022 Toulouse
11, 12 juil. 2022 Lyon
11, 12 juil. 2022 Pau
20, 21 juil. 2022 Rodez
25, 26 juil. 2022 Poitiers
25, 26 juil. 2022 Albi
25, 26 juil. 2022 Clermont-Ferrand
01, 02 août 2022 Saint-Etienne
04, 05 août 2022 Montélimar
08, 09 août 2022 Aix
22, 23 août 2022 Nice
25, 26 août 2022 Biarritz
01, 02 sept. 2022 Carcassonne
08, 09 sept. 2022 Nantes
08, 09 sept. 2022 Tours
12, 13 sept. 2022 Montélimar
12, 13 sept. 2022 Châteauroux
12, 13 sept. 2022 Orléans
12, 13 sept. 2022 Ajaccio
15, 16 sept. 2022 Paris
15, 16 sept. 2022 Lille
22, 23 sept. 2022 Perpignan
26, 27 sept. 2022 Strasbourg
26, 27 sept. 2022 Bordeaux
26, 27 sept. 2022 Albi
26, 27 sept. 2022 Bourges
26, 27 sept. 2022 Poitiers
26, 27 sept. 2022 Besançon
26, 27 sept. 2022 Montpellier
26, 27 sept. 2022 Rodez
26, 27 sept. 2022 Metz
26, 27 sept. 2022 Aix
26, 27 sept. 2022 Pau
29, 30 sept. 2022 Reims
29, 30 sept. 2022 Lyon
29, 30 sept. 2022 Valence
03, 04 oct. 2022 Marseille
03, 04 oct. 2022 Montauban
06, 07 oct. 2022 Auch
06, 07 oct. 2022 Royan
06, 07 oct. 2022 Grenoble
10, 11 oct. 2022 Nancy
10, 11 oct. 2022 Dijon
13, 14 oct. 2022 Nice
13, 14 oct. 2022 Le Havre
13, 14 oct. 2022 Bayonne
17, 18 oct. 2022 Saint-Etienne
18, 19 oct. 2022 Toulouse
20, 21 oct. 2022 Rouen
24, 25 oct. 2022 Limoges
24, 25 oct. 2022 Le Mans
24, 25 oct. 2022 Rennes
25, 26 oct. 2022 Nîmes
27, 28 oct. 2022 Cahors
27, 28 oct. 2022 Carcassonne
07, 08 nov. 2022 Bourges
07, 08 nov. 2022 Clermont-Ferrand
07, 08 nov. 2022 Lille
14, 15 nov. 2022 Nantes
21, 22 nov. 2022 Strasbourg
21, 22 nov. 2022 Pau
21, 22 nov. 2022 Tours
24, 25 nov. 2022 Albi
24, 25 nov. 2022 Besançon
28, 29 nov. 2022 Reims
28, 29 nov. 2022 Marseille
28, 29 nov. 2022 Paris
28, 29 nov. 2022 La Roche-sur-Yon
28, 29 nov. 2022 Orléans
01, 02 déc. 2022 Valence
01, 02 déc. 2022 Perpignan
01, 02 déc. 2022 Montélimar
01, 02 déc. 2022 Ajaccio
01, 02 déc. 2022 Poitiers
05, 06 déc. 2022 Nice
06, 07 déc. 2022 Montauban
08, 09 déc. 2022 Rennes
08, 09 déc. 2022 Rouen
08, 09 déc. 2022 Lyon
08, 09 déc. 2022 Aix
12, 13 déc. 2022 Metz
12, 13 déc. 2022 Châteauroux
12, 13 déc. 2022 Grenoble
12, 13 déc. 2022 Carcassonne
12, 13 déc. 2022 La Rochelle
14, 15 déc. 2022 Rodez
15, 16 déc. 2022 Limoges
15, 16 déc. 2022 Toulouse
15, 16 déc. 2022 Bordeaux
19, 20 déc. 2022 Le Havre
19, 20 déc. 2022 Nîmes
19, 20 déc. 2022 Bayonne
19, 20 déc. 2022 Montpellier
22, 23 déc. 2022 Nancy
22, 23 déc. 2022 Dijon
22, 23 déc. 2022 Auch
26, 27 déc. 2022 Paris
26, 27 déc. 2022 Saint-Etienne
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