Formation

Analyser les informations à traiter pour bien archiver

• Définition de l'archivage (Pourquoi archiver ?)
• Organisation des flux physiques de l'archivage
• Environnement et contexte de l'archivage
• Conditions optimales pour un bon archivage
• Identifier les besoins d'information
• Identifier les documents dont on aura besoin à l'avenir
• Analyser l'information à traiter dans son service

Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée

• Connaître les différentes méthodes de classement et d'archivage (avantages et limites)
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée à son contexte professionnel
• Mettre en œuvre les principes fondamentaux d'un classement efficace

Assurer un accès collectif rapide aux informations

• Réorganiser le classement en fonction de la méthode choisie et de la taille du service ou de l'entreprise
• Élaborer un plan de classement
• Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
• Codifier les documents électroniques à archiver

Quoi archiver et quoi détruire

• Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
• Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc)
• permettre une consultation des archives facile
• Organiser la destruction des archives

Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques

• Faciliter la recherche des documents sous avec Windows ou autre système d'exploitation
• Utiliser Excel ou Word pour assurer le suivi du plan de classement
• Cas particulier de la gestion des dossiers spécifiques
• Organiser le classement avec les logiciels de messagerie
• Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement