Clarifier les taches et les missions de la Secrétaire

• Clarifier les objectifs, les exigences et les contraintes du métier de secrétaire
• Définir son rôle et l'étendue de ses missions
• Identifier et travailler sur ses axes de progrès dans le poste

Maîtriser son temps pour optimiser son travail

• Connaître son propre mode de fonctionnement
• Comment utiliser des supports efficaces pour le suivi de ses activités
• Hiérarchiser et prioriser les missions et les tâches
• Savoir anticiper et planifier en restant disponible pour gérer les imprévus

Connaître et utiliser efficacement les outils bureautiques

• Faire le point sur son utilisation des différents outils bureautiques (Office, Gestion des e-mails, Agenda partagés, Google Apps, Gmaill, etc.)
• Mieux utiliser les fonctionnalités des outils existants et savoir utiliser de nouveaux outils pour augmenter son efficacité

Communiquer de façon constructive

• Assurer un accueil téléphonique de qualité et savoir prendre congé sur une bonne impression
• Faire passer les messages et les demandes émanants de l'extérieur
• Communiquer efficacement avec ses collègues et sa hiérarchie
• Gérer les personnes ou les situations difficiles
• Apprendre à agir avec calme plutôt que réagir sans se contrôler

À qui s’adresse cette formation ?

Secrétaires ou assistante en poste souhaitant se professionnaliser. Toute personne souhaitant prendre plus de responsabilités et évoluer dans la fonction secrétariat.

Quels sont les prérequis pour suivre cette formation ?

Exercer ou avoir exercé des fonctions de secrétaire, dans un cadre professionnel ou bénévole.

Quelle méthode pédagogique pour cette formation ?

• Méthodes participatives basées sur le vécu et l'expérience des participants, les situations professionnelles concrètes et les besoins des stagiaires
• Alternance d'apports théoriques et d'exercices pratiques
• Exercices pratiques :
  • Élaboration d'une fiche de poste personnalisée
  • Planning des taches hebdomadaire retravaillé en fonction des apports
  • Simulation d'accueil téléphonique
  • Tableaux de bord

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur - Mises en situation, jeux de rôles, exercices pratiques - Un support pédagogique est remis à chaque participant.

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

• le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation au(x) bénéficiaire(s).
  En cas de besoin le support technique est à votre disposition au numéro 05 66 24 66 66.

Dans le cadre d'une formation en e-learning (formation en ligne et à distance) :

• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation ;
• un accompagnement pédagogique et technique vous sera proposé par votre référent.
  En cas de besoin le support technique est à votre disposition au numéro 05 66 24 66 66.

Comment se déroule cette formation et quels sont les moyens d'encadrement ?

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation :

• Accueil des participants
• Tour de table
• Présentation du programme et des objectifs de la formation
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...)

Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettront de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

• Dans le cadre d'une formation en présentiel.
  D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
• Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
  La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

Quelles sont les modalités et le délai d'accès pour cette formation ?

Le retour du devis signé vaut acceptation. Le délai d'accès entre le devis signé par le bénéficiaire et le début de la prestation est en moyenne de 3 mois pour la formation continue et de 15 jours pour la formation diplômante.

Nos locaux répondent aux normes d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Pour toute autre situation de handicap, vous pouvez contacter Julie C., notre référente handicap, via notre formulaire de contact ou par téléphone au 05 62 24 66 66.