Le temps : approche d’une définition

• Les "lois du temps" : principes de gestion du temps
• Gestion du temps et gestion des priorités

Où passe mon temps ? Autodiagnostic

• Faire son bilan d’activités
• Définir son poste, clarifier sa mission
• Identifier ses axes d’amélioration

La notion d’objectif

• Qu’est-ce qu’un objectif ?
• Comment se fixer des objectifs et les atteindre ?

L'organisation du temps de travail et la gestion des priorités

• Hiérarchiser et prioriser une demande en fonction de son importance et des échéances
• Savoir organiser son travail au regard des différentes activités et des échéances demandées
• Savoir différer une demande non urgente

Les « chronophages »

• Identifier nos "voleurs de temps"externes et surtout internes
• Maîtriser l’utilisation de "mon" temps : lecture, autoformation,recherche
• S’affirmer dans ses relations, le temps des « autres » : réunion, visiteur
• Déléguer avec efficacité

La planification du temps et ses outils

• Établir un plan de journée
• Optimiser l’utilisation de son agenda
• Mettre en place plannings, tableau de bord, outil de gestion de projet
• Avoir une liste maîtresse
• Se fixer des priorités
• Distinguer l’urgent de l’important

La préparation et ses outils : Optimiser la circulation de l’information

• Tout retrouver en un minimum de temps : le classement efficace des documents et dossiers
• Créer des fiches de liaison adaptées
• Rentabiliser son expérience : les "Check list"
• Travailler en équipe

Gagner du temps en améliorant la qualité de son travail et l'auto-contrôle

• Eviter de générer du travail supplémentaire par la non qualité
• Apprendre à vérifier son travail, à se relire, à contrôler la cohérence des informations (chiffres, tableaux de bord, etc)

Se donner des objectifs individuels précis

• Se fixer des objectifs avant d’agir
• Visualiser le résultat attendu

À qui s’adresse cette formation ?

Assistantes administratives ou commerciales, collaborateurs et collaboratrices et toute personne non encadrante (technicien, assistant, ….) de services administratif ou technique.

Quels sont les prérequis pour suivre cette formation ?

Aucun prérequis n'est exigé pour suivre cette formation.

Quelle méthode pédagogique pour cette formation ?

• Pédagogie Active et travail en sous groupe (échanges interactifs entre stagiaire et transferts d'expériences)

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur - Tableaux blancs - Supports de cours

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

• le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation au(x) bénéficiaire(s).
  En cas de besoin le support technique est à votre disposition au numéro 05 66 24 66 66.

Dans le cadre d'une formation en e-learning (formation en ligne et à distance) :

• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 heures avant le début de la formation ;
• un accompagnement pédagogique et technique vous sera proposé par votre référent.
  En cas de besoin le support technique est à votre disposition au numéro 05 66 24 66 66.

Comment se déroule cette formation et quels sont les moyens d'encadrement ?

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation :

• Accueil des participants
• Tour de table
• Présentation du programme et des objectifs de la formation
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...)

Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettront de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

• Dans le cadre d'une formation en présentiel.
  D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
• Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
  La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

Quelles sont les modalités et le délai d'accès pour cette formation ?

Le retour du devis signé vaut acceptation. Le délai d'accès entre le devis signé par le bénéficiaire et le début de la prestation est en moyenne de 3 mois pour la formation continue et de 15 jours pour la formation diplômante.

Nos locaux répondent aux normes d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Pour toute autre situation de handicap, vous pouvez contacter Julie C., notre référente handicap, via notre formulaire de contact ou par téléphone au 05 62 24 66 66.