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Gestion du temps de travail des secrétaires et assistantes

Gestion du temps de travail des secrétaires et assistantes

Mis à jour le 11-01-2022 | Code formation : F7L11I

  • Améliorez votre efficacité : Choisissez vos priorités pour mieux gérer votre temps et diminuer votre stress.
  • Modalités pédagogiques : Inter, Intra, Intra sur site, Centre de ressources, Formation individualisée
  • Durée : 2 jours (14 heures)
  • Pré-requis : Aucun
  • Les plus de la formation : Chaque participant travaille sur des objectifs de progrès personnels. Consultante en communication et en développent personnel.
  • Formation également dispensée en ligne (classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur).

Objectif de la formation

Le monde de l’entreprise est complexe, la pression du résultat toujours présente : tout contribue à ce que chacun agisse vite. Beaucoup témoigne de leur stress et de leur suractivité et derrière ce concept fourre tout, se cache une multitude de problèmes.

Cette formation "Gestion du temps de travail des secrétaires et assistantes" permettra à chaque participante de réfléchir aux points suivants :

  • Surcharge de travail et mauvaise organisation personnelle et de l’équipe
  • Gestion de l’information et de la communication
  • Comment mettre en œuvre des délégations et prendre du recul

Objectifs :

  • Réfléchir sur sa propre organisation et celle de sa structure
  • Acquérir des méthodes et outils de gestion du temps
  • Construire son plan d’action personnel

Prix de la formation

Une proposition tarifaire vous sera adressée par e-mail après l'entretien de positionnement.

Le temps : approche d’une définition

  • Les "lois du temps" : principes de gestion du temps
  • Gestion du temps et gestion des priorités

Où passe mon temps ? Autodiagnostic

  • Faire son bilan d’activités
  • Définir son poste, clarifier sa mission
  • Identifier ses axes d’amélioration

La notion d’objectif

  • Qu’est-ce qu’un objectif ?
  • Comment se fixer des objectifs et les atteindre ?

L'organisation du temps de travail et la gestion des priorités

  • Hiérarchiser et prioriser une demande en fonction de son importance et des échéances
  • Savoir organiser son travail au regard des différentes activités et des échéances demandées
  • Savoir différer une demande non urgente

Les « chronophages »

  • Identifier nos "voleurs de temps"externes et surtout internes
  • Maîtriser l’utilisation de "mon" temps : lecture, autoformation,recherche
  • S’affirmer dans ses relations, le temps des « autres » : réunion, visiteur
  • Déléguer avec efficacité

La planification du temps et ses outils

  • Établir un plan de journée
  • Optimiser l’utilisation de son agenda
  • Mettre en place plannings, tableau de bord, outil de gestion de projet
  • Avoir une liste maîtresse
  • Se fixer des priorités
  • Distinguer l’urgent de l’important

La préparation et ses outils : Optimiser la circulation de l’information

  • Tout retrouver en un minimum de temps : le classement efficace des documents et dossiers
  • Créer des fiches de liaison adaptées
  • Rentabiliser son expérience : les "Check list"
  • Travailler en équipe

Gagner du temps en améliorant la qualité de son travail et l'auto-contrôle

  • Eviter de générer du travail supplémentaire par la non qualité
  • Apprendre à vérifier son travail, à se relire, à contrôler la cohérence des informations (chiffres, tableaux de bord, etc)

Se donner des objectifs individuels précis

  • Se fixer des objectifs avant d’agir
  • Visualiser le résultat attendu

À qui s’adresse cette formation :

Assistantes administratives ou commerciales, collaborateurs et collaboratrices et toute personne non encadrante (technicien, assistant, ….) de services administratif ou technique.

Les pré-requis nécessaires pour suivre cette formation :

Aucun

Quelle méthode pédagogique pour cette formation :

  • Pédagogie Active et travail en sous groupe (échanges interactifs entre stagiaire et transferts d'expériences)

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur - Tableaux blancs - Supports de cours

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

  • le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
  • un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Le déroulement et les moyens d'encadrement pour cette formation :

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation : Accueil des participants. Tour de table. Présentation du programme et des objectifs de la formation.
Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...).
Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d'une formation en présentiel.
D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.

Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

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Dates de sessions inter-entreprises, inscrivez-vous

Dates Villes  
26, 27 janv. 2022 Toulouse
31 janv., 01 févr. 2022 Rouen
31 janv., 01 févr. 2022 Rennes
03, 04 févr. 2022 Lyon
07, 08 févr. 2022 Metz
07, 08 févr. 2022 Nîmes
14, 15 févr. 2022 Bourges
14, 15 févr. 2022 Nancy
14, 15 févr. 2022 Aix
16, 17 févr. 2022 Marseille
23, 24 févr. 2022 Nice
23, 24 févr. 2022 Bordeaux
23, 24 févr. 2022 Bastia
23, 24 févr. 2022 Paris
07, 08 mars 2022 Albi
07, 08 mars 2022 Strasbourg
10, 11 mars 2022 Ajaccio
14, 15 mars 2022 Valence
14, 15 mars 2022 Lille
16, 17 mars 2022 La Rochelle
16, 17 mars 2022 Bayonne
17, 18 mars 2022 Besançon
21, 22 mars 2022 Montélimar
21, 22 mars 2022 Nantes
23, 24 mars 2022 Lyon
24, 25 mars 2022 Royan
24, 25 mars 2022 Cahors
28, 29 mars 2022 Orléans
28, 29 mars 2022 Rodez
31 mars, 01 avril 2022 Tours
06, 07 avril 2022 Marseille
07, 08 avril 2022 Le Havre
07, 08 avril 2022 Nîmes
07, 08 avril 2022 Perpignan
07, 08 avril 2022 Nancy
08 et 15 avril 2022Toulouse
11, 12 avril 2022 Auch
11, 12 avril 2022 Biarritz
11, 12 avril 2022 Bourges
11, 12 avril 2022 Aix
13, 14 avril 2022 Montpellier
14, 15 avril 2022 Reims
20, 21 avril 2022 Montpellier
21, 22 avril 2022 Rouen
21, 22 avril 2022 Grenoble
21, 22 avril 2022 Rennes
25, 26 avril 2022 La Roche-sur-Yon
28, 29 avril 2022 Limoges
02, 03 mai 2022 Nice
02, 03 mai 2022 Le Mans
04, 05 mai 2022 Saint-Etienne
04, 05 mai 2022 Carcassonne
04, 05 mai 2022 Metz
09, 10 mai 2022 Besançon
09, 10 mai 2022 Orléans
09, 10 mai 2022 Bastia
09, 10 mai 2022 La Rochelle
09, 10 mai 2022 Cahors
16, 17 mai 2022 Ajaccio
19, 20 mai 2022 Nantes
30, 31 mai 2022 Bordeaux
31 mai, 01 juin 2022 Tours
01, 02 juin 2022 Lille
09, 10 juin 2022 Rouen
09, 10 juin 2022 Bourges
09, 10 juin 2022 Le Havre
13, 14 juin 2022 Marseille
13, 14 juin 2022 Valence
16, 17 juin 2022 Reims
16, 17 juin 2022 Perpignan
16, 17 juin 2022 Auch
20, 21 juin 2022 Châteauroux
20, 21 juin 2022 Royan
20, 21 juin 2022 Montpellier
22, 23 juin 2022 Rennes
23, 24 juin 2022 Nîmes
23, 24 juin 2022 Grenoble
29, 30 juin 2022 Paris
04, 05 juil. 2022 La Roche-sur-Yon
04, 05 juil. 2022 Nice
04, 05 juil. 2022 Le Mans
04, 05 juil. 2022 Toulouse
04, 05 juil. 2022 Limoges
06, 07 juil. 2022 Metz
07, 08 juil. 2022 Bayonne
07, 08 juil. 2022 Montauban
07, 08 juil. 2022 Bastia
07, 08 juil. 2022 Nancy
07, 08 juil. 2022 Albi
07, 08 juil. 2022 La Rochelle
07, 08 juil. 2022 Orléans
11, 12 juil. 2022 Strasbourg
11, 12 juil. 2022 Lyon
25, 26 juil. 2022 Poitiers
01, 02 août 2022 Lille
01, 02 août 2022 Saint-Etienne
01, 02 août 2022 Aix
04, 05 août 2022 Montélimar
25, 26 août 2022 Biarritz
29, 30 août 2022 Nice
01, 02 sept. 2022 Carcassonne
12, 13 sept. 2022 Montélimar
12, 13 sept. 2022 Ajaccio
12, 13 sept. 2022 Toulouse
12, 13 sept. 2022 Orléans
12, 13 sept. 2022 Lille
12, 13 sept. 2022 Bourges
14, 15 sept. 2022 Bayonne
15, 16 sept. 2022 Strasbourg
15, 16 sept. 2022 Rennes
19, 20 sept. 2022 Paris
19, 20 sept. 2022 Limoges
22, 23 sept. 2022 Perpignan
26, 27 sept. 2022 Besançon
26, 27 sept. 2022 Rodez
26, 27 sept. 2022 Poitiers
28, 29 sept. 2022 Nantes
29, 30 sept. 2022 Valence
03, 04 oct. 2022 Tours
03, 04 oct. 2022 Montauban
03, 04 oct. 2022 Cahors
03, 04 oct. 2022 Albi
06, 07 oct. 2022 Cahors
06, 07 oct. 2022 Auch
06, 07 oct. 2022 Marseille
06, 07 oct. 2022 Royan
06, 07 oct. 2022 Reims
10, 11 oct. 2022 La Rochelle
10, 11 oct. 2022 Nancy
12, 13 oct. 2022 Bastia
13, 14 oct. 2022 Lyon
17, 18 oct. 2022 Saint-Etienne
19, 20 oct. 2022 Montpellier
20, 21 oct. 2022 Rouen
24, 25 oct. 2022 La Roche-sur-Yon
24, 25 oct. 2022 Châteauroux
24, 25 oct. 2022 Bordeaux
24, 25 oct. 2022 Le Mans
25, 26 oct. 2022 Nîmes
26, 27 oct. 2022 Nice
02, 03 nov. 2022 Le Havre
03, 04 nov. 2022 Carcassonne
07, 08 nov. 2022 Paris
17, 18 nov. 2022 Rodez
21, 22 nov. 2022 Tours
23, 24 nov. 2022 Toulouse
24, 25 nov. 2022 Besançon
28, 29 nov. 2022 Orléans
28, 29 nov. 2022 Limoges
01, 02 déc. 2022 Montélimar
01, 02 déc. 2022 Perpignan
01, 02 déc. 2022 Albi
01, 02 déc. 2022 Poitiers
01, 02 déc. 2022 Ajaccio
01, 02 déc. 2022 Strasbourg
01, 02 déc. 2022 Valence
05, 06 déc. 2022 Lyon
05, 06 déc. 2022 Bayonne
06, 07 déc. 2022 Montauban
07, 08 déc. 2022 Rennes
07, 08 déc. 2022 Le Havre
08, 09 déc. 2022 Marseille
08, 09 déc. 2022 Rouen
08, 09 déc. 2022 Châteauroux
08, 09 déc. 2022 Bordeaux
12, 13 déc. 2022 Carcassonne
12, 13 déc. 2022 Metz
12, 13 déc. 2022 La Rochelle
14, 15 déc. 2022 Paris
19, 20 déc. 2022 Nancy
19, 20 déc. 2022 La Roche-sur-Yon
19, 20 déc. 2022 Nice
19, 20 déc. 2022 Nîmes
22, 23 déc. 2022 Auch
22, 23 déc. 2022 Reims
22, 23 déc. 2022 Cahors
26, 27 déc. 2022 Bastia
26, 27 déc. 2022 Grenoble
26, 27 déc. 2022 Saint-Etienne
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  • Formation également dispensée en ligne (classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur).

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  • Modalités pédagogiques : Inter, Intra, Intra sur site, Centre de ressources, Formation individualisée, Classe virtuelle en ligne
  • Durée : 2 jours (14 heures)
  • Pré-requis : Aucun
  • Les plus de la formation : Une approche personnalisée. Des fiches-pratiques pour avoir les formules appropriées et faciliter leurs mises en application
  • Formation également dispensée en ligne (classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur).

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  • Modalités pédagogiques : Inter, Intra, Intra sur site, Centre de ressources, Formation individualisée
  • Durée : 3 jours (21 heures)
  • Pré-requis : Aucun
  • Les plus de la formation : Formation permettant une mise en oeuvre rapide et efficace des outils étudiés
  • Formation également dispensée en ligne (classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur).

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87 % de réussite aux examens

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93 % de taux de satisfaction clients

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