Rôle et missions de l'assistante

• Analyse de la fonction « assistante »
• Quelle place dans l'organisation
• Responsabilités et objectifs d'une assistante

Améliorer les relations interpersonnelles

• Quelques clés pour bien communiquer
• Les mécanismes et les outils de la communication
• Les difficultés de communication dans les situations quotidiennes
• Analyse de ses propres comportements et de leurs conséquences

L'accueil physique et l'utilisation du téléphone

• 20 secondes pour une bonne première impression
• Les attitudes positives à adopter
• Savoir formuler sa pensée (choix des mots pour construire des phrases dans un langage professionnel)
• Apprendre à structurer son discours
• Faire face aux situations et aux appels difficiles
• Gérer accueil physique et téléphonique en simultané

Expression écrite : écrire pour être lu

• Analyse des différentes formes de l'expression écrite
• Rappel des principes fondamentaux et des règles à observer
• Élaborer un message construit, cohérent, clair : rédiger en professionnel
• Le courrier électronique
• La prise de messages

Gestion des documents et circulation de l'information

• Traiter le courrier : une méthode (départ et arrivée)
• Les clés pour un archivage et un classement efficaces
• Réflexion sur les méthodes de travail
• Organisation, suivi des devis, gestion du temps
• Evaluation de sa propre organisation (les bonnes questions à se poser)

Définir des axes d'amélioration personnelle

• Rester en éveil face aux évolutions de son environnement professionnel
• Mettre en place et suivre son processus de développement
• Mettre en œuvre ses décisions et valider les résultats obtenus

À qui s’adresse cette formation :

Assistantes déjà en poste et souhaitant se perfectionner.

Les pré-requis nécessaires pour suivre cette formation :

Aucun

Quelle méthode pédagogique pour cette formation :

• Cours théorique
• Exercice de mise en pratique
• Support de cours remis aux stagiaires

Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur - Tableaux blancs - Supports de cours

Dans le cadre d'une formation en classe virtuelle :

• le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
• un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Le déroulement et les moyens d'encadrement pour cette formation :

Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.

Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.

Pendant la formation : Accueil des participants. Tour de table. Présentation du programme et des objectifs de la formation.
Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...).
Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.

En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.

Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d'une formation en présentiel.
D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties. D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.

Dans le cadre d'une formation à distance en « classe virtuelle ».
La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation : Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, OPCO, apprenants...). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).